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DocumentMS
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Deutsch

KI-Dokumentenmanagement für regulierte Teams

KI-gestütztes Dokumentenmanagementsystem

Ablegen, finden, signieren, freigeben und nachweisen — jedes Dokument in einem sicheren System. Für Teams, die einem Prüfer Rechenschaft schulden.

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Unterstützt

  • Built to support:ISO/IEC 27001
  • Built to support:SOC 2 Type II
  • Built to support:GDPR
  • Built to support:HIPAA
  • Built to support:Cyber Essentials
DocumentMS-Dokumentenarchiv mit einem versionierten Vertragsordner, OCR-Suchergebnissen und einem offenen Freigabe-Workflow
client verification — this is an interface wireframe, not a screenshot. Replace public/product/repository-light.png with a real product capture before launch.

DocumentMS ist ein Dokumentenmanagementsystem: Software, die jede Datei in einem versionierten, berechtigungsgesteuerten Archiv ablegt, sie über OCR- und Metadatensuche auffindbar macht, sie zur Freigabe und Signatur weiterleitet und jede Aktion in einem unveränderlichen Audit-Trail festhält.

Eine Plattform, elf Module

Alles, was ein gelenktes Dokument braucht, an einem Ort

In den meisten Organisationen liegt die Ablage in einem Werkzeug, die Signatur in einem zweiten, die Freigabe in E-Mails und die Aufbewahrung in einer Tabelle. DocumentMS schließt diese Lücke: Dokument, Historie, Freigaben und Aufbewahrungsregel liegen im selben System.

  • Dokumentenmanagement

    Ein versioniertes zentrales Archiv, geordnet nach Kategorie, Ordner und physischem Standort, mit Check-out/Check-in, unbegrenzter Versionshistorie, automatischer Dokumentennummerierung und Dublettenerkennung über Inhalts-Hash.
    How dokumentenmanagement works

  • OCR & Volltextsuche

    Die Texterkennung liest gescannte Bilder und Bild-PDFs, sodass ihr Text durchsuchbar wird, und kombiniert diesen Text mit eigenen Metadaten in einer gemeinsamen globalen Suche.
    How ocr & volltextsuche works

  • Elektronische Signaturen

    Signaturen von Kolleginnen und Kollegen oder von externen Parteien über einen sicheren öffentlichen Signaturlink anfordern — mit gespeicherten Signaturen, vollständiger Anfragehistorie und DocuSign-Integration, wo diese bereits im Einsatz ist.
    How elektronische signaturen works

  • Workflow-Automatisierung

    Konfigurierbare Workflow-Vorlagen legen die Schritte und die Freigabekette fest, die ein Dokument durchlaufen muss. Instanzen protokollieren Schritthistorie, Neuzuweisung und Erinnerungen; Richtlinienkenntnis wird pro Nutzer erfasst.
    How workflow-automatisierung works

  • Sicherheit & Compliance

    Feingranulare rollenbasierte Zugriffssteuerung je Modul, Zwei-Faktor-Authentifizierung, SSO über OIDC, 256-Bit-Verschlüsselung, IP-Beschränkungen, dreifache Backups und protokollierter Notfallzugriff.
    How sicherheit & compliance works

  • Audit-Trail & Berichte

    Jede Ansicht, jeder Download, jede Änderung, Freigabe und Löschung wird in einen unveränderlichen Audit-Trail geschrieben; Dashboards berichten Speicherverbrauch, Nutzeraktivität, Dubletten und offene Signaturen.
    How audit-trail & berichte works

Gesamtüberblick über die Plattform

Für regulierte Branchen gebaut

Konfiguriert für die Nachweise, die Ihre Aufsicht verlangt

Aufbewahrungsfristen, Namenskonventionen und Freigabeketten unterscheiden sich je Branche, und deutsche Organisationen müssen zusätzlich DSGVO und GoBD erfüllen. Jede Branchenseite nennt die geltenden Vorgaben, eine Ausgangs-Ordnerstruktur und einen ausgearbeiteten Freigabe-Workflow.

Alle zehn Branchenkonfigurationen ansehen

KI, die Ablagearbeit reduziert — nicht die Kontrolle

Klassifikation, Extraktion, Zusammenfassung und semantische Suche

KI übernimmt in DocumentMS die Arbeit, die Menschen langsam und ungenau erledigen: einen Scan lesen, entscheiden, was er ist, die relevanten Felder herausziehen und das Dokument finden, das Sie beschrieben haben — nicht das, dessen Bezeichnung Sie korrekt getippt haben. Jede KI-Aktion ist protokolliert, umkehrbar und zurechenbar.

So funktioniert KI-Dokumentenverarbeitung in DocumentMS

  • Dokumentenklassifikation

    Für eingehende Dateien werden Kategorie, Ordner und Dokumententyp anhand des Inhalts vorgeschlagen, sodass eine per E-Mail eintreffende Rechnung ohne manuelles Sortieren am richtigen Ort landet.

  • Datenextraktion

    Benannte Felder — Lieferant, Vertragswert, Verlängerungsdatum, Policennummer — werden in Metadaten überführt, die Filter und Berichte verwenden können; der Quelltext bleibt zur Überprüfung erhalten.

  • Zusammenfassung

    Lange Verträge und Berichte erhalten eine kurze, strukturierte Zusammenfassung, damit ein Prüfer vor einer Freigabefrist entscheiden kann, ob das vollständige Dokument nötig ist.

  • Semantische Suche

    Suche nach Bedeutung statt nach Zeichenkette: „der Mietvertrag, der im dritten Quartal verlängert wird" findet das richtige Dokument, auch wenn diese Wörter darin nie vorkommen.

Sicherheit als Standard

Kontrollen, die ein Prüfer einsehen kann — keine Behauptungen

Sicherheit in einem Dokumentenmanagementsystem ist keine Broschürenseite, sondern eine Reihe von Kontrollen, die irgendwann jemand prüft. Diese setzt DocumentMS durch.
Trust Center lesenSecurity features in detail
  • 256-Bit-VerschlüsselungDokumente ruhend und über TLS im Transport verschlüsselt.
  • Zwei-Faktor-AuthentifizierungTOTP-basierte 2FA, pro Rolle erzwingbar.
  • Single Sign-onOIDC-SSO mit Microsoft Entra ID, Okta und Google Workspace.
  • IP-BeschränkungenZugriff je Nutzer oder Rolle auf bekannte Netze begrenzen.
  • Eigene PasswortrichtlinieLänge, Komplexität, Wechsel und Wiederverwendung nach Ihren Regeln.
  • Dreifache BackupsDrei unabhängige Backup-Kopien mit dokumentierten Wiederherstellungstests.
  • Papierkorb nur für AdministratorenLöschungen sind wiederherstellbar und nur für Administratoren sichtbar.
  • Unveränderlicher Audit-TrailFortschreibender Nachweis jeder Aktion, als Beweismittel exportierbar.
  • NotfallzugriffZeitlich befristeter Notfallzugriff, protokolliert und mit Alarmierung.

Vom Entwurf bis zur Aussonderung

Ein gelenkter Weg für jedes Dokument

Ein Dokumentenmanagementsystem rechtfertigt sich dann, wenn der Weg eines Dokuments jedes Mal derselbe ist — und wenn Sie diesen Weg hinterher belegen können.

  1. Step 1: Erfasst

    Hochgeladen, aus einem überwachten Postfach importiert, gescannt oder aus einer Vorlage erzeugt — dann klassifiziert, nummeriert und gegen vorhandene Dateien gehasht.

  2. Step 2: Geprüft

    An die in der Workflow-Vorlage definierten Prüfer weitergeleitet, mit Erinnerungen, Neuzuweisung und einem erfassten Kommentar in jedem Schritt.

  3. Step 3: Freigegeben

    Die Freigabe wird mit Zeitstempel einem benannten Nutzer zugeordnet, die Version wird gesperrt, und überholte Versionen bleiben in der Historie statt zu verschwinden.

  4. Step 4: Signiert & aufbewahrt

    Signaturanfragen gehen an interne oder externe Signierende, und die dem Dokumententyp zugeordnete Aufbewahrungsregel bestimmt, wann eine Aussonderungsprüfung erfolgt.

DocumentMS approval workflow showing a four-step approval chain, the current reviewer and the immutable audit trail for the document
client verification — interface wireframe. Replace with a capture of the real workflow view.

What the record shows afterwards

  • Who approved each step, at what time, from what address
  • Which version was approved, and which versions it superseded
  • Every signature request sent, opened, declined or completed
  • Each permission change, with the administrator who made it
  • The retention rule in force and the next disposition review date

Passt in Ihre bestehende Systemlandschaft

Microsoft 365, Outlook, DocuSign, S3, Azure und eine dokumentierte REST-API

Ein DMS, das sich nicht mit den bereits genutzten Werkzeugen verbindet, wird zur zweiten Stelle, an der man nachsehen muss. DocumentMS integriert sich dort, wo gearbeitet wird, und öffnet den Rest über API und Webhooks.

Integrationsverzeichnis durchsuchen

Ergebnisse

Was sich nach der Einführung ändert

Die Effekte, die unsere Kunden am häufigsten berichten, sind kürzere Suchzeiten, weniger fehlgeschlagene Audit-Stichproben und weniger doppelt gehaltener Speicher.

Document retrieval time

Finding a document becomes a search rather than a hunt through folder trees and someone’s memory of where it was filed. Full-text search reaches inside scanned pages, so the archive is as searchable as the current work.

Failed audit samples

Evidence stops being assembled the week before an audit. The approval, the version and the acknowledgement are recorded as work happens, so producing a sample is a filter rather than a project.

Duplicated storage

One current version, with the history behind it, instead of five near-identical copies across a shared drive, an inbox and two laptops. Check-out makes the current version unambiguous rather than conventional.

Kundenberichte lesen

Optionen bewerten

Sachliche Vergleiche — auch dort, wo wir nicht die Antwort sind

Wir veröffentlichen faktische, datierte Vergleiche mit SharePoint, DocuWare, M-Files, Laserfiche, OpenText, Alfresco und den Datei-Sync-Werkzeugen, die Teams oft zuerst probieren — einschließlich der Fälle, in denen diese besser zu Ihnen passen als wir.
DocumentMS mit zehn Alternativen vergleichenSharePoint alternatives

Häufige Fragen

Antworten auf die Fragen, die Einkauf, IT und Compliance uns zuerst stellen.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist Software, die die Dokumente einer Organisation aus einem Archiv heraus erfasst, ablegt, versioniert, schützt und wiederauffindbar macht. Anders als Datei-Sync-Werkzeuge ergänzt ein DMS Metadaten, gelenkte Freigabe-Workflows, Aufbewahrungsregeln und einen Audit-Trail, der jede Aktion an einem Dokument festhält.

Wie unterscheidet sich DocumentMS von SharePoint oder Google Drive?

SharePoint und Google Drive sind stark im gemeinsamen Erstellen und Teilen von Dateien. DocumentMS ist um Dokumentenlenkung gebaut: versionierte Aufzeichnungen mit verpflichtenden Metadaten, konfigurierbare Freigabeketten, Aufbewahrungsfristen mit Aussonderung, rollenbasierte Berechtigungen je Modul und ein unveränderlicher Audit-Trail, der einem Prüfer vorgelegt werden kann. Viele Teams betreiben beides.

Kann DocumentMS in gescannten Papierdokumenten suchen?

Ja. Die Texterkennung läuft über hochgeladene Bilder und Bild-PDFs und überführt deren Text in den Suchindex. Gescannte Verträge, unterschriebene Lieferscheine und archivierte Korrespondenz werden dadurch über ihren Inhalt auffindbar, nicht nur über Dateiname und Metadaten.

Wo werden unsere Daten gespeichert, und können wir die Region wählen?

Der Speicher ist zur Laufzeit zwischen lokalem Datenträger, Amazon S3 und Azure Blob Storage konfigurierbar; die Hosting-Region folgt daher dem gewählten Backend. Der plattformseitige Speicher läuft in Irland, Frankfurt, N. Virginia, Kapstadt oder Singapur und wird bei der Bereitstellung festgelegt; im Enterprise-Tarif nutzen Sie Ihren eigenen Bucket in jeder Region.

Unterstützt DocumentMS rechtssichere elektronische Signaturen?

DocumentMS erfasst Signaturen interner Nutzer und externer Parteien über sichere Signaturlinks und protokolliert die vollständige Anfrage- und Signaturhistorie als Nachweis. Ergänzend besteht eine DocuSign-Integration, wo eine Organisation darauf standardisiert hat. Die Rechtswirkung hängt von Ihrer Rechtsordnung ab — unser Leitfaden behandelt eIDAS, ESIGN/UETA und elf weitere Regime.

Wie funktioniert der Audit-Trail konkret?

Jede Aktion an einem Dokument — Ansicht, Download, Bearbeitung, Version, Freigabe, Signaturanfrage, Berechtigungsänderung, Löschung und Wiederherstellung — wird an einen Nachweis angehängt, der aus der Anwendung heraus nicht bearbeitet werden kann. Einträge enthalten handelnden Nutzer, Zeitstempel, Quell-IP und betroffene Version und lassen sich für eine Audit-Stichprobe exportieren.

Wie lange dauert die Einführung?

Ein Rollout in einer einzelnen Abteilung mit vorhandener Ordnerstruktur und SSO dauert meist Wochen statt Monate; eine Migration mehrerer Einheiten von Netzlaufwerken oder SharePoint dauert länger, weil Taxonomie- und Aufbewahrungsentscheidungen vor der Datenübernahme getroffen werden müssen. Unsere Einführungscheckliste beschreibt die empfohlene Reihenfolge.

Was kostet DocumentMS?

DocumentMS wird pro Nutzer und Monat in drei Stufen lizenziert, mit inkludiertem Speicher und Abrechnung des Mehrverbrauchs oberhalb des Stufenkontingents. Sicherheitsfunktionen sind in jeder Stufe enthalten und nicht hinter einem Enterprise-Tarif verborgen.

More definitions and background in the document management glossary and the implementation guides.

DocumentMS an Ihren eigenen Dokumenten sehen

Eine 30-minütige Sitzung mit einem Solutions Engineer, mit einer Ordnerstruktur und Freigabekette, die Ihren ähneln — kein allgemeiner Demo-Mandant.
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