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DocumentMS
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Gestion documentaire par IA pour secteurs réglementés

Système de gestion documentaire assisté par IA

Classer, retrouver, signer, approuver et prouver — chaque document dans un système unique et sécurisé. Conçu pour les équipes qui répondent à un auditeur.

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Conçu pour prendre en charge

  • Built to support:ISO/IEC 27001
  • Built to support:SOC 2 Type II
  • Built to support:GDPR
  • Built to support:HIPAA
  • Built to support:Cyber Essentials
Référentiel documentaire DocumentMS affichant un dossier de contrats versionné, des résultats de recherche OCR et un workflow d'approbation en attente
client verification — this is an interface wireframe, not a screenshot. Replace public/product/repository-light.png with a real product capture before launch.

DocumentMS est un système de gestion documentaire : un logiciel qui conserve chaque fichier dans un référentiel unique, versionné et soumis à des droits, le rend trouvable par OCR et par métadonnées, l'acheminine vers l'approbation et la signature, et enregistre une piste d'audit inaltérable de chaque action.

Une plateforme, onze modules

Tout ce qu'exige un document maîtrisé, au même endroit

Dans la plupart des organisations, le stockage est dans un outil, la signature dans un autre, l'approbation dans la messagerie et la conservation dans un tableur. DocumentMS comble cet écart : le document, son historique, ses approbations et sa règle de conservation vivent dans le même système.

  • Gestion documentaire

    Un référentiel central versionné, organisé par catégorie, dossier et emplacement physique, avec verrouillage/déverrouillage, historique de versions illimité, numérotation automatique et détection de doublons par empreinte de contenu.
    How gestion documentaire works

  • OCR et recherche plein texte

    La reconnaissance optique de caractères lit les images numérisées et les PDF image afin que leur texte devienne interrogeable, puis combine ce texte avec vos métadonnées dans une recherche globale unique.
    How ocr et recherche plein texte works

  • Signatures électroniques

    Demandez des signatures à des collègues ou à des tiers via un lien de signature public sécurisé, avec signatures enregistrées, historique complet des demandes et intégration DocuSign lorsqu'elle est déjà en place.
    How signatures électroniques works

  • Automatisation des workflows

    Des modèles de workflow configurables définissent les étapes et la chaîne d'approbation qu'un document doit franchir. Les instances tracent l'historique des étapes, les réaffectations et les rappels, et la prise de connaissance des politiques est enregistrée par utilisateur.
    How automatisation des workflows works

  • Sécurité et conformité

    Contrôle d'accès fin par rôle et par module, authentification à deux facteurs, SSO via OIDC, chiffrement 256 bits, restrictions par adresse IP, triple sauvegarde et accès d'urgence tracé.
    How sécurité et conformité works

  • Piste d'audit et rapports

    Chaque consultation, téléchargement, modification, partage et suppression est inscrit dans une piste d'audit inaltérable, et les tableaux de bord rapportent la consommation de stockage, l'activité des utilisateurs, les doublons et les signatures en attente.
    How piste d'audit et rapports works

Vue complète de la plateforme

Conçu pour les secteurs réglementés

Configuré pour les preuves que votre autorité de contrôle réclame

Les durées de conservation, les conventions de nommage et les chaînes d'approbation diffèrent selon le secteur, et les organisations françaises répondent en outre au RGPD et à la norme NF Z42-013. Chaque page sectorielle indique les textes applicables, une taxonomie de dossiers de départ et un workflow d'approbation détaillé.

Voir les dix configurations sectorielles

L'IA réduit le classement, pas le contrôle

Classification, extraction, résumé et recherche sémantique

Dans DocumentMS, l'IA fait le travail que les humains font lentement et mal : lire un scan, décider de sa nature, en extraire les champs utiles, et retrouver le document que vous avez décrit plutôt que celui dont vous avez correctement orthographié le nom. Chaque action de l'IA est tracée, réversible et attribuable.

Comment fonctionne le traitement documentaire par IA

  • Classification des documents

    Les fichiers entrants reçoivent une proposition de catégorie, de dossier et de type de document d'après leur contenu : une facture arrivée par e-mail atterrit au bon endroit sans tri humain.

  • Extraction de données

    Les champs nommés — fournisseur, montant du contrat, date de renouvellement, numéro de police — sont extraits en métadonnées exploitables par les filtres et les rapports, le texte source restant conservé pour vérification.

  • Résumé

    Les contrats et rapports longs reçoivent un résumé court et structuré, afin qu'un relecteur décide s'il doit ouvrir le document complet avant une échéance d'approbation.

  • Recherche sémantique

    Chercher par le sens autant que par la chaîne de caractères : « le bail qui se renouvelle au troisième trimestre » trouve le bon document même si ces mots n'y figurent pas.

Sécurité par défaut

Des contrôles qu'un auditeur peut inspecter, pas des promesses

La sécurité d'un système de gestion documentaire n'est pas une page de brochure : c'est un ensemble de contrôles que quelqu'un finira par tester. Voici ceux que DocumentMS applique.
Consulter le centre de confianceSecurity features in detail
  • Chiffrement 256 bitsDocuments chiffrés au repos et en transit via TLS.
  • Authentification à deux facteurs2FA par TOTP, imposable par rôle.
  • Authentification uniqueSSO OIDC avec Microsoft Entra ID, Okta et Google Workspace.
  • Restrictions par IPLimiter l'accès à des réseaux connus, par utilisateur ou par rôle.
  • Politique de mot de passeLongueur, complexité, rotation et réutilisation selon vos règles.
  • Triple sauvegardeTrois copies indépendantes avec tests de restauration documentés.
  • Corbeille réservée aux administrateursLes suppressions sont récupérables et visibles des seuls administrateurs.
  • Piste d'audit inaltérableJournal en ajout seul de chaque action, exportable comme preuve.
  • Accès d'urgenceAccès d'urgence limité dans le temps, tracé et alerté.

Du brouillon au sort final

Un parcours maîtrisé pour chaque document

Un système de gestion documentaire justifie sa place quand le parcours d'un document est le même à chaque fois — et quand vous pouvez le démontrer après coup.

  1. Step 1: Capturé

    Téléversé, importé depuis une boîte surveillée, numérisé ou généré depuis un modèle — puis classifié, numéroté et comparé par empreinte aux fichiers existants.

  2. Step 2: Revu

    Acheminé vers les relecteurs définis par votre modèle de workflow, avec rappels, réaffectation et commentaire enregistré à chaque étape.

  3. Step 3: Approuvé

    L'approbation est enregistrée au nom d'un utilisateur identifié et horodatée, la version est verrouillée, et les versions remplacées restent dans l'historique au lieu de disparaître.

  4. Step 4: Signé et conservé

    Les demandes de signature partent vers des signataires internes ou externes, et la règle de conservation attachée au type de document détermine la date de revue avant sort final.

DocumentMS approval workflow showing a four-step approval chain, the current reviewer and the immutable audit trail for the document
client verification — interface wireframe. Replace with a capture of the real workflow view.

What the record shows afterwards

  • Who approved each step, at what time, from what address
  • Which version was approved, and which versions it superseded
  • Every signature request sent, opened, declined or completed
  • Each permission change, with the administrator who made it
  • The retention rule in force and the next disposition review date

S'intègre au système d'information existant

Microsoft 365, Outlook, DocuSign, S3, Azure et une API REST documentée

Une GED qui ne se connecte pas aux outils déjà utilisés devient un second endroit où chercher. DocumentMS s'intègre là où le travail se fait et expose le reste par API et webhooks.

Parcourir l'annuaire des intégrations

Résultats

Ce qui change après la mise en place

Les effets que nos clients rapportent le plus souvent sont des temps de recherche plus courts, moins d'échantillons d'audit non conformes et moins de stockage dupliqué.

Document retrieval time

Finding a document becomes a search rather than a hunt through folder trees and someone’s memory of where it was filed. Full-text search reaches inside scanned pages, so the archive is as searchable as the current work.

Failed audit samples

Evidence stops being assembled the week before an audit. The approval, the version and the acknowledgement are recorded as work happens, so producing a sample is a filter rather than a project.

Duplicated storage

One current version, with the history behind it, instead of five near-identical copies across a shared drive, an inbox and two laptops. Check-out makes the current version unambiguous rather than conventional.

Lire les témoignages clients

Évaluer les options

Des comparaisons honnêtes, y compris là où nous ne sommes pas la réponse

Nous publions des comparaisons factuelles et datées face à SharePoint, DocuWare, M-Files, Laserfiche, OpenText, Alfresco et aux outils de synchronisation que les équipes essaient souvent d'abord — y compris les cas où ils vous conviennent mieux que nous.
Comparer DocumentMS à dix alternativesSharePoint alternatives

Questions fréquentes

Les réponses aux questions que les achats, la DSI et la conformité nous posent en premier.
Qu'est-ce qu'un système de gestion documentaire ?

Un système de gestion documentaire (GED) est un logiciel qui capture, conserve, versionne, protège et restitue les documents d'une organisation depuis un référentiel unique. Contrairement aux outils de synchronisation de fichiers, une GED ajoute des métadonnées, des workflows d'approbation maîtrisés, des règles de conservation et une piste d'audit qui enregistre chaque action sur un document.

En quoi DocumentMS diffère-t-il de SharePoint ou Google Drive ?

SharePoint et Google Drive excellent dans la rédaction collaborative et le partage de fichiers. DocumentMS est construit autour de la maîtrise documentaire : documents versionnés à métadonnées obligatoires, chaînes d'approbation configurables, calendriers de conservation avec sort final, droits par rôle et par module, et piste d'audit inaltérable destinée à être remise à un auditeur. Beaucoup d'équipes exploitent les deux.

DocumentMS sait-il chercher dans des documents papier numérisés ?

Oui. La reconnaissance optique de caractères s'exécute sur les images et les PDF image téléversés et verse leur texte dans l'index de recherche. Contrats numérisés, bons de livraison signés et correspondance archivée deviennent trouvables par leur contenu, et pas seulement par nom de fichier et métadonnées.

Où nos données sont-elles hébergées, et pouvons-nous choisir la région ?

Le stockage est configurable à l'exécution entre disque local, Amazon S3 et Azure Blob Storage : la région d'hébergement suit donc le backend retenu. Le stockage géré par la plateforme s'exécute en Irlande, à Francfort, en Virginie du Nord, au Cap ou à Singapour, fixé au provisionnement ; en Enterprise, vous utilisez votre propre bucket dans la région de votre choix.

Les signatures électroniques de DocumentMS ont-elles une valeur juridique ?

DocumentMS recueille les signatures d'utilisateurs internes et de tiers via des liens sécurisés, et conserve l'historique complet de la demande et de la signature comme élément de preuve. Il s'intègre aussi à DocuSign lorsqu'une organisation s'y est standardisée. La valeur juridique dépend de votre juridiction — notre guide couvre eIDAS, ESIGN/UETA et onze autres régimes.

Comment fonctionne concrètement la piste d'audit ?

Chaque action sur un document — consultation, téléchargement, modification, création de version, partage, demande de signature, changement de droits, suppression et restauration — est ajoutée à un journal que l'application ne permet pas de modifier. Les entrées portent l'utilisateur, l'horodatage, l'adresse IP source et la version concernée, et sont exportables pour un échantillon d'audit.

Combien de temps prend la mise en place ?

Un déploiement sur un seul service, avec une arborescence existante et le SSO, se compte en semaines plutôt qu'en mois ; une migration multi-entités depuis des partages réseau ou SharePoint prend plus longtemps, car les décisions de taxonomie et de conservation doivent être prises avant tout transfert. Notre liste de contrôle décrit la séquence recommandée.

Combien coûte DocumentMS ?

DocumentMS est licencié par utilisateur et par mois sur trois niveaux, stockage inclus et dépassement facturé au-delà du quota du niveau. Les fonctions de sécurité sont incluses à tous les niveaux plutôt que réservées à une offre entreprise.

More definitions and background in the document management glossary and the implementation guides.

Voir DocumentMS sur vos propres documents

Une session de 30 minutes avec un ingénieur avant-vente, sur une arborescence et une chaîne d'approbation proches des vôtres — pas un environnement de démonstration générique.
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