انتقل إلى المحتوى الرئيسي
DocumentMS
اطلب عرضًا توضيحيًاابدأ تجربة مجانية
العربية

إدارة مستندات بالذكاء الاصطناعي للقطاعات المنظَّمة

نظام إدارة المستندات المدعوم بالذكاء الاصطناعي

التخزين والبحث والتوقيع والاعتماد والإثبات — كل مستند في نظام واحد آمن. مبني للفرق التي تُسأل أمام مدقّق.

اطلب عرضًا توضيحيًاابدأ تجربة مجانية

مبني لدعم

  • Built to support:ISO/IEC 27001
  • Built to support:SOC 2 Type II
  • Built to support:GDPR
  • Built to support:HIPAA
  • Built to support:Cyber Essentials
مستودع مستندات DocumentMS يعرض مجلد عقود بإصدارات، ونتائج بحث بالتعرّف الضوئي، وسير عمل اعتماد معلَّقًا
client verification — this is an interface wireframe, not a screenshot. Replace public/product/repository-light.png with a real product capture before launch.

DocumentMS نظام لإدارة المستندات: برنامج يحفظ كل ملف في مستودع واحد بإصدارات وصلاحيات محدَّدة، ويجعله قابلًا للعثور عليه بالتعرّف الضوئي والبحث في البيانات الوصفية، ويوجّهه للاعتماد والتوقيع، ويسجّل سجل تدقيق غير قابل للتعديل لكل إجراء يُتخذ عليه.

منصة واحدة، أحد عشر وحدة

كل ما يحتاجه المستند المضبوط، في مكان واحد

في معظم المؤسسات يكون التخزين في أداة، والتوقيع في أخرى، والاعتماد في البريد الإلكتروني، والاحتفاظ في جدول بيانات. يسدّ DocumentMS هذه الفجوة: المستند وسجله واعتماداته وقاعدة احتفاظه في النظام نفسه.

  • إدارة المستندات

    مستودع مركزي بإصدارات، منظَّم حسب الفئة والمجلد والموقع المادي، مع السحب والإرجاع، وسجل إصدارات غير محدود، وترقيم آلي للمستندات، وكشف التكرار ببصمة المحتوى.
    How إدارة المستندات works

  • التعرّف الضوئي والبحث في النص الكامل

    يقرأ التعرّف الضوئي على الحروف الصور الممسوحة وملفات PDF الصورية فيصبح نصّها قابلًا للبحث، ثم يدمج ذلك النص مع بياناتك الوصفية في بحث عام واحد.
    How التعرّف الضوئي والبحث في النص الكامل works

  • التوقيعات الإلكترونية

    اطلب توقيعات من الزملاء أو من أطراف خارجية عبر رابط توقيع عام آمن، مع توقيعات محفوظة وسجل كامل للطلبات وتكامل مع DocuSign حيث يكون مستخدَمًا بالفعل.
    How التوقيعات الإلكترونية works

  • أتمتة سير العمل

    تحدّد قوالب سير العمل القابلة للتهيئة الخطوات وسلسلة الاعتماد التي يجب أن يمرّ بها المستند. وتتابع الحالات سجل الخطوات وإعادة الإسناد والتنبيهات، ويُسجَّل الإقرار بالسياسات لكل مستخدم.
    How أتمتة سير العمل works

  • الأمن والالتزام

    تحكّم دقيق في الوصول حسب الدور ولكل وحدة، ومصادقة بعاملين، وتسجيل دخول موحّد عبر OIDC، وتشفير بمفتاح 256 بت، وقيود على عناوين IP، ونسخ احتياطي ثلاثي، ووصول طارئ مسجَّل.
    How الأمن والالتزام works

  • سجل التدقيق والتقارير

    يُكتب كل عرض وتنزيل وتعديل ومشاركة وحذف في سجل تدقيق غير قابل للتعديل، وتعرض اللوحات استهلاك التخزين ونشاط المستخدمين والتكرارات والتوقيعات المعلَّقة.
    How سجل التدقيق والتقارير works

نظرة شاملة على المنصة

مبني للقطاعات المنظَّمة

مهيَّأ للأدلّة التي يطلبها منظِّمك

تختلف مدد الاحتفاظ وقواعد التسمية وسلاسل الاعتماد بحسب القطاع، وتخضع مؤسسات الخليج كذلك لأنظمة حماية البيانات الشخصية في الإمارات والسعودية. تحدّد كل صفحة قطاعية الأنظمة السارية، وبنية مجلدات أولية، وسير عمل اعتماد مفصَّلًا.

اطّلع على التهيئات القطاعية العشر

ذكاء اصطناعي يقلّل الأرشفة، لا الرقابة

التصنيف والاستخراج والتلخيص والبحث الدلالي

يقوم الذكاء الاصطناعي في DocumentMS بالعمل الذي يؤدّيه البشر ببطء وبدقّة أقل: قراءة صورة ممسوحة، وتحديد ماهيتها، واستخراج الحقول المهمة، والعثور على المستند الذي وصفته بدلًا من الذي كتبت اسمه بدقّة. كل إجراء للذكاء الاصطناعي مسجَّل وقابل للتراجع ومنسوب إلى فاعله.

كيف تعمل معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي

  • تصنيف المستندات

    تُقترح للملفات الواردة فئة ومجلد ونوع مستند بناءً على محتواها، فتصل الفاتورة الواردة بالبريد إلى موضعها الصحيح دون خطوة فرز بشرية.

  • استخراج البيانات

    تُستخرج الحقول المسمّاة — المورّد، قيمة العقد، تاريخ التجديد، رقم الوثيقة — إلى بيانات وصفية تستخدمها المرشِّحات والتقارير، مع الاحتفاظ بالنص المصدري للتحقّق.

  • التلخيص

    تحصل الاتفاقيات والتقارير الطويلة على ملخّص قصير ومنظَّم، ليقرّر المراجع ما إذا كان يحتاج إلى فتح المستند الكامل قبل موعد الاعتماد.

  • البحث الدلالي

    البحث بالمعنى وليس بالنص فقط: «عقد الإيجار الذي يُجدَّد في الربع الثالث» يعثر على المستند الصحيح وإن لم ترد هذه الكلمات فيه.

الأمن افتراضيًا

ضوابط يستطيع المدقّق فحصها، لا مجرّد ادّعاءات

الأمن في نظام إدارة المستندات ليس صفحة في كتيّب؛ إنه مجموعة ضوابط سيختبرها أحدهم في نهاية الأمر. هذه هي التي يفرضها DocumentMS.
اقرأ مركز الثقةSecurity features in detail
  • تشفير 256 بتالمستندات مشفَّرة في حالة السكون وأثناء النقل عبر TLS.
  • مصادقة بعاملينمصادقة ثنائية قائمة على TOTP، قابلة للإلزام حسب الدور.
  • تسجيل دخول موحّدتسجيل دخول موحّد عبر OIDC مع Microsoft Entra ID وOkta وGoogle Workspace.
  • قيود عناوين IPقصر الوصول على شبكات معروفة لكل مستخدم أو دور.
  • سياسة كلمات مرور خاصةالطول والتعقيد والتغيير وإعادة الاستخدام وفق قواعدك.
  • نسخ احتياطي ثلاثيثلاث نسخ احتياطية مستقلة مع اختبارات استعادة موثَّقة.
  • سلة محذوفات للمسؤولين فقطالمحذوفات قابلة للاستعادة ولا يراها إلا المسؤولون.
  • سجل تدقيق غير قابل للتعديلسجل بالإضافة فقط لكل إجراء، قابل للتصدير كدليل.
  • وصول طارئوصول طارئ محدَّد المدة، مسجَّل ومصحوب بتنبيه.

من المسودة إلى التصرّف النهائي

مسار مضبوط واحد لكل مستند

يستحقّ نظام إدارة المستندات مكانه عندما يكون مسار المستند واحدًا في كل مرة — وعندما تستطيع إظهار ذلك المسار بعد ذلك.

  1. Step 1: الالتقاط

    مرفوع، أو مستورد من صندوق بريد مراقَب، أو ممسوح، أو مولَّد من قالب — ثم مصنَّف ومرقَّم ومقارَن ببصمة المحتوى مع الملفات القائمة.

  2. Step 2: المراجعة

    موجَّه إلى المراجعين الذين يحدّدهم قالب سير العمل، مع تنبيهات وإعادة إسناد وتعليق مسجَّل في كل خطوة.

  3. Step 3: الاعتماد

    يُسجَّل الاعتماد باسم مستخدم محدَّد وبطابع زمني، ويُقفَل الإصدار، وتبقى الإصدارات المستبدَلة في السجل بدل أن تختفي.

  4. Step 4: التوقيع والاحتفاظ

    تُرسَل طلبات التوقيع إلى موقّعين داخليين أو خارجيين، وتحدّد قاعدة الاحتفاظ المرتبطة بنوع المستند موعد مراجعته للتصرّف.

DocumentMS approval workflow showing a four-step approval chain, the current reviewer and the immutable audit trail for the document
client verification — interface wireframe. Replace with a capture of the real workflow view.

What the record shows afterwards

  • Who approved each step, at what time, from what address
  • Which version was approved, and which versions it superseded
  • Every signature request sent, opened, declined or completed
  • Each permission change, with the administrator who made it
  • The retention rule in force and the next disposition review date

يتلاءم مع بيئتك القائمة

Microsoft 365 وOutlook وDocuSign وS3 وAzure وواجهة REST موثَّقة

نظام إدارة المستندات الذي لا يتصل بالأدوات المستخدمة أصلًا يصبح مكانًا ثانيًا للبحث. يتكامل DocumentMS حيث يجري العمل، ويتيح ما تبقّى عبر واجهة البرمجة وخطافات الويب.

استعرض دليل التكاملات

النتائج

ما الذي يتغيّر بعد التطبيق

أكثر الآثار التي يذكرها عملاؤنا هي زمن استرجاع أقصر، وعدد أقل من عيّنات التدقيق الفاشلة، وتخزين مكرَّر أقل.

Document retrieval time

Finding a document becomes a search rather than a hunt through folder trees and someone’s memory of where it was filed. Full-text search reaches inside scanned pages, so the archive is as searchable as the current work.

Failed audit samples

Evidence stops being assembled the week before an audit. The approval, the version and the acknowledgement are recorded as work happens, so producing a sample is a filter rather than a project.

Duplicated storage

One current version, with the history behind it, instead of five near-identical copies across a shared drive, an inbox and two laptops. Check-out makes the current version unambiguous rather than conventional.

اقرأ قصص العملاء

تقييم الخيارات

مقارنات صريحة، حتى حيث لا نكون الجواب

ننشر مقارنات واقعية ومؤرَّخة مع SharePoint وDocuWare وM-Files وLaserfiche وOpenText وAlfresco وأدوات مزامنة الملفات التي تجرّبها الفرق أولًا — بما في ذلك الحالات التي تلائمك فيها أكثر منّا.
قارن DocumentMS بعشرة بدائلSharePoint alternatives

أسئلة متكرّرة

أجوبة عن أول ما يسأله المشتريات وتقنية المعلومات والالتزام.
ما هو نظام إدارة المستندات؟

نظام إدارة المستندات برنامج يلتقط مستندات المؤسسة ويحفظها ويصدّرها بإصدارات ويحميها ويسترجعها من مستودع واحد. وبخلاف أدوات مزامنة الملفات، يضيف بيانات وصفية وسير عمل اعتماد مضبوطًا وقواعد احتفاظ وسجل تدقيق يسجّل كل إجراء يُتخذ على المستند.

بماذا يختلف DocumentMS عن SharePoint أو Google Drive؟

يتميّز SharePoint وGoogle Drive في التحرير التعاوني ومشاركة الملفات. أما DocumentMS فمبني حول ضبط المستندات: سجلات بإصدارات وبيانات وصفية إلزامية، وسلاسل اعتماد قابلة للتهيئة، وجداول احتفاظ مع تصرّف نهائي، وصلاحيات حسب الدور لكل وحدة، وسجل تدقيق غير قابل للتعديل مصمَّم ليُقدَّم إلى مدقّق. وكثير من الفرق تشغّل الاثنين.

هل يبحث DocumentMS داخل المستندات الورقية الممسوحة؟

نعم. يعمل التعرّف الضوئي على الحروف على الصور وملفات PDF الصورية المرفوعة، فينقل نصّها إلى فهرس البحث. وبذلك تصبح العقود الممسوحة وإشعارات التسليم الموقَّعة والمراسلات المؤرشفة قابلة للعثور عليها بمحتواها، وليس باسم الملف والبيانات الوصفية فقط.

أين تُخزَّن بياناتنا، وهل يمكننا اختيار المنطقة؟

التخزين قابل للتهيئة وقت التشغيل بين القرص المحلي وAmazon S3 وAzure Blob Storage، ومن ثمّ تتبع منطقة الاستضافة الخيار المحدَّد. ويعمل التخزين المُدار من المنصّة في أيرلندا أو فرانكفورت أو شمال فرجينيا أو كيب تاون أو سنغافورة، ويُحدَّد عند التزويد؛ وفي فئة المؤسسات يمكنك استخدام حاوية التخزين الخاصة بك في أي منطقة.

هل تُعدّ التوقيعات الإلكترونية في DocumentMS معتبرة نظامًا؟

يجمع DocumentMS توقيعات المستخدمين الداخليين والأطراف الخارجية عبر روابط توقيع آمنة، ويحفظ سجل الطلب والتوقيع كاملًا كدليل. ويتكامل كذلك مع DocuSign حيث اعتمدته المؤسسة. أما الحجّية فتتبع الولاية القضائية — ويغطّي دليلنا أنظمة eIDAS وESIGN/UETA وأحد عشر نظامًا آخر.

كيف يعمل سجل التدقيق فعليًا؟

كل إجراء على المستند — عرض، تنزيل، تعديل، إنشاء إصدار، مشاركة، طلب توقيع، تغيير صلاحية، حذف، استعادة — يُضاف إلى سجل لا يمكن تعديله من داخل التطبيق. وتحمل القيود المستخدم الفاعل والطابع الزمني وعنوان المصدر والإصدار المتأثّر، ويمكن تصديرها لعيّنة تدقيق.

كم يستغرق التطبيق؟

التطبيق في إدارة واحدة، مع بنية مجلدات قائمة وتسجيل دخول موحّد، يُقاس عادةً بالأسابيع لا بالأشهر؛ أما الترحيل المتعدّد الجهات من أقراص الشبكة أو SharePoint فيستغرق أطول، لأن قرارات التصنيف والاحتفاظ يجب أن تُتخذ قبل نقل المحتوى. وتوضّح قائمة التدقيق لدينا التسلسل الموصى به.

كم يكلّف DocumentMS؟

يُرخَّص DocumentMS لكل مستخدم شهريًا على ثلاث فئات، مع تخزين مشمول واحتساب الزيادة فوق حدّ الفئة. وميزات الأمن مشمولة في كل فئة، وليست محجوزة لخطة المؤسسات.

More definitions and background in the document management glossary and the implementation guides.

شاهد DocumentMS على مستنداتك

جلسة من ثلاثين دقيقة مع مهندس حلول، على بنية مجلدات وسلسلة اعتماد تشبه ما لديك — لا بيئة عرض عامة.
اطلب عرضًا توضيحيًاابدأ تجربة مجانية