Ir para o conteúdo principal
DocumentMS
Solicitar uma demonstraçãoTeste gratuito
Português (Brasil)

Gerenciamento de documentos com IA para setores regulados

Sistema de gerenciamento de documentos com IA

Armazenar, encontrar, assinar, aprovar e comprovar: cada documento em um único sistema seguro. Feito para equipes que respondem a um auditor.

Solicitar uma demonstraçãoTeste gratuito

Preparado para atender

  • Built to support:ISO/IEC 27001
  • Built to support:SOC 2 Type II
  • Built to support:GDPR
  • Built to support:HIPAA
  • Built to support:Cyber Essentials
Repositório de documentos do DocumentMS com uma pasta de contratos versionada, resultados de busca por OCR e um workflow de aprovação pendente
client verification — this is an interface wireframe, not a screenshot. Replace public/product/repository-light.png with a real product capture before launch.

O DocumentMS é um sistema de gerenciamento de documentos: software que armazena cada arquivo em um repositório único, versionado e com permissões, torna-o localizável por OCR e metadados, encaminha-o para aprovação e assinatura e registra uma trilha de auditoria inalterável de cada ação realizada sobre ele.

Uma plataforma, onze módulos

Tudo o que um documento controlado exige, em um só lugar

Na maioria das organizações o armazenamento está em uma ferramenta, a assinatura em outra, a aprovação no e-mail e a retenção em uma planilha. O DocumentMS fecha essa lacuna: o documento, seu histórico, suas aprovações e sua regra de retenção ficam no mesmo sistema.

  • Gerenciamento de documentos

    Um repositório central versionado, organizado por categoria, pasta e localização física, com check-out e check-in, histórico de versões ilimitado, numeração automática e detecção de duplicatas por hash de conteúdo.
    How gerenciamento de documentos works

  • OCR e busca em texto completo

    O reconhecimento óptico de caracteres lê imagens digitalizadas e PDFs apenas de imagem para que o texto se torne pesquisável, e combina esse texto com seus metadados em uma única busca global.
    How ocr e busca em texto completo works

  • Assinaturas eletrônicas

    Solicite assinaturas de colegas ou de terceiros por um link público seguro, com assinaturas salvas, histórico completo de solicitações e integração com DocuSign onde ela já é usada.
    How assinaturas eletrônicas works

  • Automação de workflows

    Modelos de workflow configuráveis definem as etapas e a cadeia de aprovação que um documento precisa percorrer. As instâncias registram histórico de etapas, reatribuições e lembretes, e a ciência de políticas é registrada por usuário.
    How automação de workflows works

  • Segurança e conformidade

    Controle de acesso por papel e por módulo, autenticação em dois fatores, SSO via OIDC, criptografia de 256 bits, restrições por IP, backup triplo e acesso emergencial registrado.
    How segurança e conformidade works

  • Trilha de auditoria e relatórios

    Cada visualização, download, edição, compartilhamento e exclusão é gravado em uma trilha de auditoria inalterável, e os painéis reportam consumo de armazenamento, atividade de usuários, duplicatas e assinaturas pendentes.
    How trilha de auditoria e relatórios works

Visão completa da plataforma

Construído para setores regulados

Configurado para a evidência que seu regulador pede

Prazos de retenção, convenções de nomenclatura e cadeias de aprovação diferem por setor, e as organizações brasileiras respondem também à LGPD e, para assinaturas com presunção de validade, à hierarquia da ICP-Brasil. Cada página setorial indica as normas aplicáveis, uma taxonomia inicial de pastas e um workflow de aprovação detalhado.

Ver as dez configurações setoriais

IA que reduz o arquivamento, não a supervisão

Classificação, extração, resumo e busca semântica

No DocumentMS a IA faz o trabalho que pessoas fazem devagar e mal: ler uma digitalização, decidir o que ela é, extrair os campos relevantes e encontrar o documento que você descreveu em vez do que você digitou corretamente. Cada ação da IA é registrada, reversível e atribuível.

Como funciona o processamento de documentos com IA

  • Classificação de documentos

    Arquivos recebidos ganham uma proposta de categoria, pasta e tipo de documento com base no conteúdo, de modo que uma nota fiscal recebida por e-mail chega ao lugar certo sem triagem manual.

  • Extração de dados

    Campos nomeados — fornecedor, valor do contrato, data de renovação, número da apólice — são extraídos para metadados que filtros e relatórios podem usar, com o texto de origem preservado para verificação.

  • Resumo

    Contratos e relatórios longos recebem um resumo curto e estruturado, para que o revisor decida se precisa abrir o documento completo antes de um prazo de aprovação.

  • Busca semântica

    Buscar por significado além da cadeia de caracteres: “o contrato de locação que renova no terceiro trimestre” encontra o documento certo mesmo que essas palavras não apareçam nele.

Segurança por padrão

Controles que um auditor pode inspecionar, não afirmações

Segurança em um sistema de gerenciamento de documentos não é uma página de folheto: é um conjunto de controles que alguém acabará testando. Estes são os que o DocumentMS aplica.
Ler a central de confiançaSecurity features in detail
  • Criptografia de 256 bitsDocumentos criptografados em repouso e em trânsito por TLS.
  • Autenticação em dois fatores2FA baseado em TOTP, exigível por papel.
  • Login únicoSSO por OIDC com Microsoft Entra ID, Okta e Google Workspace.
  • Restrições por IPLimitar o acesso a redes conhecidas por usuário ou por papel.
  • Política de senha própriaTamanho, complexidade, troca e reuso conforme suas regras.
  • Backup triploTrês cópias independentes com testes de restauração documentados.
  • Lixeira apenas para administradoresExclusões são recuperáveis e visíveis somente a administradores.
  • Trilha de auditoria inalterávelRegistro somente de acréscimo de cada ação, exportável como evidência.
  • Acesso emergencialAcesso emergencial com prazo, registrado e com alerta.

Do rascunho à destinação final

Um caminho controlado para cada documento

Um sistema de gerenciamento de documentos se justifica quando o caminho de um documento é o mesmo todas as vezes — e quando você consegue demonstrar esse caminho depois.

  1. Step 1: Capturado

    Enviado, importado de uma caixa monitorada, digitalizado ou gerado a partir de um modelo; depois classificado, numerado e comparado por hash com os arquivos existentes.

  2. Step 2: Revisado

    Encaminhado aos revisores que seu modelo de workflow define, com lembretes, reatribuição e um comentário registrado em cada etapa.

  3. Step 3: Aprovado

    A aprovação é registrada em nome de um usuário identificado com data e hora, a versão é travada e as versões substituídas permanecem no histórico em vez de desaparecer.

  4. Step 4: Assinado e retido

    As solicitações de assinatura vão para signatários internos ou externos, e a regra de retenção associada ao tipo de documento determina quando sua destinação é revisada.

DocumentMS approval workflow showing a four-step approval chain, the current reviewer and the immutable audit trail for the document
client verification — interface wireframe. Replace with a capture of the real workflow view.

What the record shows afterwards

  • Who approved each step, at what time, from what address
  • Which version was approved, and which versions it superseded
  • Every signature request sent, opened, declined or completed
  • Each permission change, with the administrator who made it
  • The retention rule in force and the next disposition review date

Encaixa no ambiente que você já opera

Microsoft 365, Outlook, DocuSign, S3, Azure e uma API REST documentada

Um GED que não se conecta às ferramentas já usadas se torna um segundo lugar para procurar. O DocumentMS integra onde o trabalho acontece e expõe o restante por API e webhooks.

Explorar o diretório de integrações

Resultados

O que muda depois da implantação

Os efeitos que nossos clientes relatam com mais frequência são tempos de busca menores, menos amostras de auditoria reprovadas e menos armazenamento duplicado.

Document retrieval time

Finding a document becomes a search rather than a hunt through folder trees and someone’s memory of where it was filed. Full-text search reaches inside scanned pages, so the archive is as searchable as the current work.

Failed audit samples

Evidence stops being assembled the week before an audit. The approval, the version and the acknowledgement are recorded as work happens, so producing a sample is a filter rather than a project.

Duplicated storage

One current version, with the history behind it, instead of five near-identical copies across a shared drive, an inbox and two laptops. Check-out makes the current version unambiguous rather than conventional.

Ler casos de clientes

Avaliando opções

Comparações honestas, inclusive onde não somos a resposta

Publicamos comparações factuais e datadas com SharePoint, DocuWare, M-Files, Laserfiche, OpenText, Alfresco e as ferramentas de sincronização que muitas equipes tentam primeiro — inclusive os casos em que elas atendem melhor que nós.
Comparar o DocumentMS com dez alternativasSharePoint alternatives

Perguntas frequentes

Respostas ao que compras, TI e conformidade nos perguntam primeiro.
O que é um sistema de gerenciamento de documentos?

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é um software que captura, armazena, versiona, protege e recupera os documentos de uma organização a partir de um repositório único. Diferente de ferramentas de sincronização de arquivos, ele acrescenta metadados, workflows de aprovação controlados, regras de retenção e uma trilha de auditoria que registra cada ação sobre um documento.

Como o DocumentMS difere do SharePoint ou do Google Drive?

SharePoint e Google Drive são fortes em edição colaborativa e compartilhamento de arquivos. O DocumentMS é construído em torno do controle documental: registros versionados com metadados obrigatórios, cadeias de aprovação configuráveis, tabelas de temporalidade com destinação, permissões por papel e por módulo e uma trilha de auditoria inalterável pensada para ser entregue a um auditor. Muitas equipes usam os dois.

O DocumentMS busca dentro de documentos em papel digitalizados?

Sim. O reconhecimento óptico de caracteres roda sobre as imagens e os PDFs apenas de imagem enviados, levando o texto para o índice de busca. Contratos digitalizados, comprovantes de entrega assinados e correspondência arquivada passam a ser localizáveis pelo conteúdo, e não apenas pelo nome do arquivo e pelos metadados.

Onde nossos dados ficam armazenados e podemos escolher a região?

O armazenamento é configurável em tempo de execução entre disco local, Amazon S3 e Azure Blob Storage, portanto a região de hospedagem acompanha o backend escolhido. O armazenamento gerenciado pela plataforma opera na Irlanda, Frankfurt, Norte da Virgínia, Cidade do Cabo ou Singapura, definido no provisionamento; no Enterprise, use seu próprio bucket em qualquer região.

As assinaturas eletrônicas do DocumentMS têm validade jurídica?

O DocumentMS coleta assinaturas de usuários internos e de terceiros por links seguros e preserva o histórico completo da solicitação e da assinatura como evidência. Também integra com o DocuSign quando a organização já se padronizou nele. A validade depende da sua jurisdição: no Brasil, a MP 2.200-2 e a hierarquia da ICP-Brasil determinam quando há presunção de autenticidade. Nosso guia cobre esses e outros regimes.

Como a trilha de auditoria funciona na prática?

Cada ação sobre um documento — visualização, download, edição, versão, compartilhamento, solicitação de assinatura, mudança de permissão, exclusão e restauração — é acrescentada a um registro que o aplicativo não permite editar. As entradas trazem o usuário, o horário, o IP de origem e a versão afetada, e podem ser exportadas para uma amostra de auditoria.

Quanto tempo leva a implantação?

Uma implantação em um único departamento, com estrutura de pastas existente e SSO, costuma ser medida em semanas em vez de meses; uma migração multiempresa a partir de unidades de rede ou do SharePoint leva mais tempo, porque as decisões de taxonomia e temporalidade precisam ser tomadas antes de mover conteúdo. Nosso checklist descreve a sequência recomendada.

Quanto custa o DocumentMS?

O DocumentMS é licenciado por usuário e por mês em três faixas, com armazenamento incluído e excedente medido acima da cota da faixa. Os recursos de segurança estão incluídos em todas as faixas, e não reservados a um plano corporativo.

More definitions and background in the document management glossary and the implementation guides.

Veja o DocumentMS com seus próprios documentos

Uma sessão de 30 minutos com um engenheiro de soluções, sobre uma estrutura de pastas e uma cadeia de aprovação parecidas com as suas — não um ambiente de demonstração genérico.
Solicitar uma demonstraçãoTeste gratuito