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DocumentMS
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Gestión documental con IA para sectores regulados

Sistema de gestión documental con IA

Guardar, encontrar, firmar, aprobar y demostrar: cada documento en un único sistema seguro. Pensado para equipos que responden ante un auditor.

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Preparado para

  • Built to support:ISO/IEC 27001
  • Built to support:SOC 2 Type II
  • Built to support:GDPR
  • Built to support:HIPAA
  • Built to support:Cyber Essentials
Repositorio documental de DocumentMS con una carpeta de contratos versionada, resultados de búsqueda OCR y un flujo de aprobación pendiente
client verification — this is an interface wireframe, not a screenshot. Replace public/product/repository-light.png with a real product capture before launch.

DocumentMS es un sistema de gestión documental: software que guarda cada archivo en un repositorio único, versionado y con permisos, lo hace localizable mediante OCR y metadatos, lo dirige a aprobación y firma, y registra una pista de auditoría inalterable de cada acción realizada sobre él.

Una plataforma, once módulos

Todo lo que necesita un documento controlado, en un solo lugar

En la mayoría de organizaciones el almacenamiento está en una herramienta, la firma en otra, la aprobación en el correo y la conservación en una hoja de cálculo. DocumentMS cierra esa brecha: el documento, su historial, sus aprobaciones y su regla de conservación viven en el mismo sistema.

  • Gestión documental

    Un repositorio central versionado, organizado por categoría, carpeta y ubicación física, con bloqueo y desbloqueo, historial de versiones ilimitado, numeración automática y detección de duplicados por hash de contenido.
    How gestión documental works

  • OCR y búsqueda de texto completo

    El reconocimiento óptico de caracteres lee imágenes escaneadas y PDF de solo imagen para que su texto sea buscable, y combina ese texto con sus metadatos en una única búsqueda global.
    How ocr y búsqueda de texto completo works

  • Firma electrónica

    Solicite firmas a compañeros o a terceros mediante un enlace público seguro, con firmas guardadas, historial completo de solicitudes e integración con DocuSign donde ya esté en uso.
    How firma electrónica works

  • Automatización de flujos

    Las plantillas de flujo configurables definen los pasos y la cadena de aprobación que debe recorrer un documento. Las instancias registran el historial de pasos, las reasignaciones y los recordatorios, y la lectura de políticas se registra por usuario.
    How automatización de flujos works

  • Seguridad y cumplimiento

    Control de acceso por rol y por módulo, doble factor de autenticación, SSO mediante OIDC, cifrado de 256 bits, restricciones por IP, triple copia de seguridad y acceso de emergencia registrado.
    How seguridad y cumplimiento works

  • Pista de auditoría e informes

    Cada consulta, descarga, edición, compartición y borrado se escribe en una pista de auditoría inalterable, y los paneles informan del consumo de almacenamiento, la actividad de usuarios, los duplicados y las firmas pendientes.
    How pista de auditoría e informes works

Visión completa de la plataforma

Construido para sectores regulados

Configurado para la evidencia que pide su regulador

Los plazos de conservación, las convenciones de nombres y las cadenas de aprobación difieren por sector, y las organizaciones españolas responden además al RGPD, a la LOPDGDD y, en el sector público, al Esquema Nacional de Seguridad. Cada página sectorial indica la normativa aplicable, una taxonomía de partida y un flujo de aprobación desarrollado.

Ver las diez configuraciones sectoriales

IA que reduce el archivado, no la supervisión

Clasificación, extracción, resumen y búsqueda semántica

En DocumentMS la IA hace el trabajo que las personas hacen despacio y mal: leer un escaneo, decidir qué es, extraer los campos relevantes y encontrar el documento que ha descrito en lugar del que ha escrito correctamente. Cada acción de la IA queda registrada, es reversible y es atribuible.

Cómo funciona el procesamiento documental con IA

  • Clasificación de documentos

    A los archivos entrantes se les propone categoría, carpeta y tipo de documento según su contenido, de modo que una factura recibida por correo llega al lugar correcto sin clasificación manual.

  • Extracción de datos

    Los campos con nombre —proveedor, importe del contrato, fecha de renovación, número de póliza— se extraen a metadatos utilizables por filtros e informes, conservando el texto de origen para su verificación.

  • Resumen

    Los contratos e informes extensos reciben un resumen breve y estructurado, para que un revisor decida si necesita abrir el documento completo antes de una fecha límite de aprobación.

  • Búsqueda semántica

    Buscar por significado además de por cadena: «el arrendamiento que se renueva en el tercer trimestre» encuentra el documento correcto aunque esas palabras no aparezcan en él.

Seguridad por defecto

Controles que un auditor puede inspeccionar, no afirmaciones

La seguridad de un sistema de gestión documental no es una página de folleto: es un conjunto de controles que alguien acabará poniendo a prueba. Estos son los que aplica DocumentMS.
Consultar el centro de confianzaSecurity features in detail
  • Cifrado de 256 bitsDocumentos cifrados en reposo y en tránsito mediante TLS.
  • Doble factor de autenticación2FA basado en TOTP, exigible por rol.
  • Inicio de sesión únicoSSO con OIDC en Microsoft Entra ID, Okta y Google Workspace.
  • Restricciones por IPLimitar el acceso a redes conocidas por usuario o por rol.
  • Política de contraseñas propiaLongitud, complejidad, rotación y reutilización según sus reglas.
  • Triple copia de seguridadTres copias independientes con pruebas de restauración documentadas.
  • Papelera solo para administradoresLos borrados son recuperables y solo los ven los administradores.
  • Pista de auditoría inalterableRegistro de solo adición de cada acción, exportable como evidencia.
  • Acceso de emergenciaAcceso de emergencia limitado en el tiempo, registrado y con alerta.

Del borrador a la disposición final

Un recorrido controlado para cada documento

Un sistema de gestión documental se justifica cuando el recorrido de un documento es el mismo cada vez, y cuando después puede demostrarlo.

  1. Step 1: Capturado

    Subido, importado desde un buzón vigilado, escaneado o generado desde una plantilla; después clasificado, numerado y comparado por hash con los archivos existentes.

  2. Step 2: Revisado

    Dirigido a los revisores que define su plantilla de flujo, con recordatorios, reasignación y un comentario registrado en cada paso.

  3. Step 3: Aprobado

    La aprobación se registra a nombre de un usuario concreto con fecha y hora, la versión queda bloqueada y las versiones sustituidas permanecen en el historial en lugar de desaparecer.

  4. Step 4: Firmado y conservado

    Las solicitudes de firma llegan a firmantes internos o externos, y la regla de conservación asociada al tipo de documento determina cuándo se revisa su disposición.

DocumentMS approval workflow showing a four-step approval chain, the current reviewer and the immutable audit trail for the document
client verification — interface wireframe. Replace with a capture of the real workflow view.

What the record shows afterwards

  • Who approved each step, at what time, from what address
  • Which version was approved, and which versions it superseded
  • Every signature request sent, opened, declined or completed
  • Each permission change, with the administrator who made it
  • The retention rule in force and the next disposition review date

Encaja en el sistema que ya tiene

Microsoft 365, Outlook, DocuSign, S3, Azure y una API REST documentada

Un gestor documental que no se conecta con las herramientas que ya se usan se convierte en un segundo sitio donde buscar. DocumentMS se integra donde ocurre el trabajo y expone el resto mediante API y webhooks.

Explorar el directorio de integraciones

Resultados

Qué cambia después de la implantación

Los efectos que nuestros clientes describen con más frecuencia son tiempos de búsqueda más cortos, menos muestras de auditoría fallidas y menos almacenamiento duplicado.

Document retrieval time

Finding a document becomes a search rather than a hunt through folder trees and someone’s memory of where it was filed. Full-text search reaches inside scanned pages, so the archive is as searchable as the current work.

Failed audit samples

Evidence stops being assembled the week before an audit. The approval, the version and the acknowledgement are recorded as work happens, so producing a sample is a filter rather than a project.

Duplicated storage

One current version, with the history behind it, instead of five near-identical copies across a shared drive, an inbox and two laptops. Check-out makes the current version unambiguous rather than conventional.

Leer casos de clientes

Evaluar opciones

Comparativas honestas, incluso donde no somos la respuesta

Publicamos comparativas factuales y fechadas frente a SharePoint, DocuWare, M-Files, Laserfiche, OpenText, Alfresco y las herramientas de sincronización que muchos equipos prueban primero, incluidos los casos en los que le convienen más que nosotros.
Comparar DocumentMS con diez alternativasSharePoint alternatives

Preguntas frecuentes

Respuestas a lo que primero nos preguntan compras, TI y cumplimiento.
¿Qué es un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental es software que captura, guarda, versiona, protege y recupera los documentos de una organización desde un único repositorio. A diferencia de las herramientas de sincronización de archivos, añade metadatos, flujos de aprobación controlados, reglas de conservación y una pista de auditoría que registra cada acción realizada sobre un documento.

¿En qué se diferencia DocumentMS de SharePoint o Google Drive?

SharePoint y Google Drive son sólidos en redacción colaborativa y en compartición de archivos. DocumentMS está construido alrededor del control documental: registros versionados con metadatos obligatorios, cadenas de aprobación configurables, calendarios de conservación con disposición, permisos por rol y por módulo, y una pista de auditoría inalterable pensada para entregarse a un auditor. Muchos equipos usan ambos.

¿Puede DocumentMS buscar dentro de documentos en papel escaneados?

Sí. El reconocimiento óptico de caracteres se ejecuta sobre las imágenes y los PDF de solo imagen que se suben, y lleva su texto al índice de búsqueda. Contratos escaneados, albaranes firmados y correspondencia archivada pasan a ser localizables por su contenido, no solo por el nombre del archivo y los metadatos.

¿Dónde se almacenan nuestros datos y podemos elegir la región?

El almacenamiento se configura en ejecución entre disco local, Amazon S3 y Azure Blob Storage, por lo que la región de alojamiento sigue al backend elegido. El almacenamiento gestionado por la plataforma opera en Irlanda, Fráncfort, Virginia del Norte, Ciudad del Cabo o Singapur, fijado al aprovisionar; en Enterprise puede usar su propio bucket en cualquier región.

¿La firma electrónica de DocumentMS tiene validez jurídica?

DocumentMS recoge firmas de usuarios internos y de terceros mediante enlaces seguros, y conserva el historial completo de la solicitud y la firma como evidencia. También se integra con DocuSign cuando una organización ya se ha estandarizado en él. La validez depende de su jurisdicción: nuestra guía cubre eIDAS, ESIGN/UETA y once regímenes más.

¿Cómo funciona en la práctica la pista de auditoría?

Cada acción sobre un documento —consulta, descarga, edición, versión, compartición, solicitud de firma, cambio de permisos, borrado y restauración— se añade a un registro que la aplicación no permite editar. Las entradas llevan el usuario, la marca temporal, la IP de origen y la versión afectada, y se pueden exportar para una muestra de auditoría.

¿Cuánto tarda la implantación?

Un despliegue en un solo departamento, con estructura de carpetas existente y SSO, suele medirse en semanas más que en meses; una migración multientidad desde unidades de red o SharePoint tarda más, porque las decisiones de taxonomía y conservación deben tomarse antes de mover contenido. Nuestra checklist describe la secuencia recomendada.

¿Cuánto cuesta DocumentMS?

DocumentMS se licencia por usuario y mes en tres niveles, con almacenamiento incluido y consumo medido por encima de la cuota del nivel. Las funciones de seguridad están incluidas en todos los niveles y no reservadas a un plan empresarial.

More definitions and background in the document management glossary and the implementation guides.

Vea DocumentMS con sus propios documentos

Una sesión de 30 minutos con un ingeniero de soluciones, sobre una estructura de carpetas y una cadena de aprobación parecidas a las suyas, no un entorno de demostración genérico.
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